Walne zebranie sprawozdawcze to jedno z najważniejszych wydarzeń w kalendarzu każdej jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej. To właśnie wtedy druhny i druhowie podsumowują miniony rok działalności oraz podejmują kluczowe decyzje dotyczące funkcjonowania OSP.
Przykładowy przebieg walnego zebrania: 
Porządek zebrania: 
. Otwarcie zebrania.
. Wybór przewodniczącego zebrania, protokolanta oraz komisji mandatowej, uchwał i wniosków i skrutacyjnej
. Przyjęcie porządku zebrania
. Sprawozdanie z działalności
. Sprawozdanie finansowe.
. Sprawozdanie komisji rewizyjnej.
. Przedstawienie projektu planu działalności i planu finansowego na rok bieżący.
. Dyskusja.
. Udzielenie absolutorium zarządowi OSP za okres sprawozdawczy.
. Wybory: 
Zarządu OSP Komisji Rewizyjnej OSPPrzerwa w zebraniu, ukonstytuowanie się Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP.
Dalszy ciąg wyborów:
Delegatów na Zjazd Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP Przedstawicieli do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP. Przyjęcie planu działalności i planu finansowego.. Wolne wnioski.. Podjęcie uchwał i przyjęcie wniosków do realizacji.. Zakończenie zebrania. Porządek zebrania powinien być wysłany do członków OSP i zapraszanych gości wraz z informacją o miejscu, dniu i godzinie zebrania. Zarząd OSP ustala czy zebranie prowadził będzie Prezes ustępującego Zarządu OSP czy inna osoba spośród członków OSP. Osoba ta podczas zebrania pełni funkcję jego przewodniczącego. W dniu zebrania o wyznaczonej godzinie (po podpisaniu listy obecności i zajęciu miejsc) Prezes OSP otwiera zebranie informując z jakiego powodu jest ono zwołane– czas kampanii sprawozdawczo – wyborczej w OSP i Związku OSP RP. Prezes OSP przedstawia zebranym propozycję osoby na przewodniczącego zebrania (ustaloną przez Zarząd OSP) i prosi o przegłosowanie tej kandydatury. Podobnie proponuje protokolanta i również poddaje jego kandydaturę pod głosowanie. Wyniki z głosowania oznajmia uczestnikom zebrania. Jeśli zebrani nie zaakceptują proponowanych kandydatur to prezes OSP prosi o podanie nowych spośród uczestników i poddaje ich pod głosowanie. Jeśli przewodniczący obrad zostanie wybrany (i jest to inna osoba aniżeli Prezes OSP) to Prezes OSP gratuluje wyboru i przekazuje wybranemu przewodniczącemu dalsze prowadzenie zebrania – zaprasza do stołu prezydialnego. Taka sama forma dotyczy wyboru protokolanta zebrania. Wybrany protokolant zajmuje wskazane miejsce Przewodniczący zebrania proponuje skład komisji : mandatowej, wyborczej, uchwał i wniosków i skrutacyjnej i kolejno poddaje pod głosowanie ich składy, a o wynikach informuje zebranych. Uczestnicy zebrania mogą zgłaszać ewentualne zmiany co składów komisji, ale wówczas każda zgłaszana zmiana poddawana jest pod głosowanie. Rolą wybranych komisji jest dbałość o sprawny i zgodny z przyjętymi procedurami przebieg zebrania, i tak: komisja mandatowa stwierdza prawomocność zebrania, na podstawie listy obecności członków OSP i MDP uprawnionych do głosowania. Przewodniczący komisji oznajmia, że w zebraniu uczestniczy (liczba)uprawnionych osób, zatem zebranie jest prawomocne do podejmowania uchwał. Dokumenty komisji wymagane są także wraz z innymi dokumentami składanymi do KRS ( Krajowego Rejestru Sądowego) komisja wyborcza przedstawia kandydatów do składu Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP oraz kandydatów na delegatów na zjazd oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP i kandydatów na przedstawicieli do Zarządu Gminnego ZOSP RP. komisja uchwał i wniosków po zapoznaniu się z materiałami na walne zebranie, po wysłuchaniu dyskusji i sprawozdań komisji podczas walnego zebrania sprawozdawczo – wyborczego OSP przedkłada projekty stosownych uchwał. komisja skrutacyjna – stwierdza wyniki poddanych pod głosowanie uchwał i wniosków. Kto jest za, kto jest przeciwny, kto się wstrzymał. Ze względu na liczebność uczestniczących w zebraniu – przewodniczący może osobiście prowadzić procedurę głosowań, głosy liczy wskazana przez niego osoba, a przewodniczący oznajmia wyniki prosząc o wpisanie ich do protokołu z przebiegu zebrania sprawozdawczo – wyborczego OSP. Przewodniczący zebrania odczytuje porządek zebrania sprawozdawczo – wyborczego OSP (przesłany wraz z zaproszeniem). Zadaje pytanie, czy uczestnicy zebrania przyjmują go do realizacji. Uczestnicy zebrania mają prawo do wniesienia innych propozycji w przedstawiony porządek (np. zamiana poszczególnych punktów lub wniesienie nowych). Porządek przyjmuje się do realizacji w drodze głosowania (większością głosów). Realizacja przyjętego porządku zebrania: Przewodniczący zebrania prosi przewodniczącego komisji mandatowej o przedstawiciele protokołu z jej pracy (wg: druk protokołu). Kolejne punkty zasygnalizowane przez przewodniczącego zebrania, to: sprawozdanie z działalności OSP – może je wygłosić Prezes OSP lub wskazany członek zarządu OSP. sprawozdanie finansowe – wygłasza gospodarz OSP sprawozdanie komisji rewizyjnej – wygłasza jej Przewodniczący lub wskazany członek. przedstawienie projektu planu działalności i planu finansowego na rok bieżący – w uzgodnieniu spośród członków zarządu np. wiceprezes – naczelnik OSP dyskusja – może toczyć się po wszystkich przedstawionych sprawozdaniach lub oddzielnie po każdym wymienionym powyżej sprawozdaniu. Na wniosek Komisji Rewizyjnej OSP postawiony zostaje wniosek o udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi OSP. Przewodniczący zebrania poddaje ten wniosek pod głosowanie, komisja skrutacyjna lub wskazana osoba liczy głosy, a wynik podaje do wiadomości uczestników zebrania. Wybory: Na prośbę przewodniczącego zebrania przewodniczący komisji wyborczej przedstawia kandydatów do składu zarządu OSP. Liczbę członków zarządu OSP określa statut OSP.
Taką procedurę powtarza się przy przedstawieniu kandydatów do składu Komisji Rewizyjnej OSP.
Uczestnicy zebrania mogą zaakceptować przedstawione kandydatury lub zaproponować inne. Wówczas głosuje się każdą ze zgłoszonych kandydatur.
Przewodniczący zebrania odczytuje uchwałę Zarządu Oddziału Gminnego o zwołaniu Zwyczajnego Zjazdu Oddziału Gminnego na mocy której wybrani zostaną delegaci na Zjazd Oddziału Gminnego i przedstawiciele OSP do Zarządu Oddziału Gminnego
Przewodniczący komisji uchwał i wniosków kolejno odczytuje projekty uchwał. Przewodniczący zebrania poddaje je pod głosowanie, komisja skrutacyjna liczy głosy (lub jak w przypadkach omawianych wyżej wskazana osoba), a jej przewodniczący lub przewodniczący zebrania ogłasza wyniki wyborów. Przyjęcie planu działalności i planu finansowego. Odbywa się również w formie stosownej uchwały, którą prezentuje komisja uchwał i wniosków, poddaje ją pod głosowanie przewodniczący zebrania, komisja skrutacyjna liczy głosy (lub jak w przypadkach omawianych wyżej wskazana osoba), a jej przewodniczący lub przewodniczący zebrania ogłasza wynik. Wolne wnioski wynikające z dyskusji lub zgłoszone na piśmie do komisji uchwał i wniosków są przedstawiane ogółowi zebranych i głosowane. Procedura przebiega jak wyżej. Wybrane władze OSP na nową kadencję odbywają swoje pierwsze posiedzenia w celu ukonstytuowania się.Uchwały z tych posiedzeń przewodniczący ze brania prezentuje ogółowi zebranych.
Przewodniczący zebrania gratuluje nowo wybranym władzom i przekazuje dalsze prowadzenie zebrania nowemu Prezesowi OSP. Prezes OSP w imieniu swoim i nowo wybranych członków władz OSP dziękuje za wybór (może również poinformować o najbliższych planach). Dziękuje za sprawny organizacyjnie i merytoryczny przebieg zebrania i ogłasza jego zakończenie. Głosowania podczas walnych zebrań odbywają się najczęściej w sposób: 
jawny – przez podniesienie ręki tajny – w przypadku wyborów osób (np. zarządu lub delegatów)Źródło informacji (Oddział Wojewódzki Związku OSP RP woj. dolnośląskiego) https://zosprp.pl/…/uzup_7-Przykladowy_przebieg…
